La straordinaria varietà di informazioni raccolte nel corso della schedatura del fondo Esercito Italia Meridionale ha spinto gli archivisti che l’hanno condotta a porsi alcune domande rispetto a come rendere tali informazioni fruibili nella maniera più chiara e immediata possibile.

La soluzione a questo problema ha coinciso con l’applicazione di alcuni formalismi, in parte presi in prestito dalla diplomatica, in parte adottati ad hoc per soddisfare le particolari esigenze del database: si tratta nella maggior parte dei casi di simboli, in altri di regole di compilazione standardizzate per rendere uniforme la raccolta di informazioni nelle singole sezioni della scheda.

SIMBOLI UTILIZZATI

/   Lo slash è utilizzato in tutti i campi della scheda per indicare un dato alternativo, ad esempio nel caso in cui essa presenti più di un’istanza. In questi casi tutti i dati riportati rivestono la stessa importanza.

;   Il punto e virgola è utilizzato in tutti i campi della scheda per separare informazioni afferenti alla medesima istanza.

[ ]   Le parentesi quadre sono utilizzate in tutti i campi della scheda per indicare informazioni desunte oppure integrazioni operate dallo schedatore.

“ ”   Le virgolette sono state utilizzate nel caso di:

  • Periodi particolarmente lunghi e ricchi di informazioni, e perciò difficili da scorporare per essere inserite in diversi campi oppure non efficacemente sintetizzabili
  • Espressioni particolari, curiose o anomale rispetto alla forma generalmente utilizzata nel registro
  • Frasi o parole depennate e/o sostituite

(…)   Le parentesi tonde con punti sospensione sono utilizzate per indicare lacune già presenti sul registro.

[…]   Le parentesi quadre con punti sospensione sono utilizzate per indicare parti di periodi o termini non comprensibili.

ALTRE CONVENZIONI GRAFICHE

[sic]   Il sic è utilizzato nel caso in cui le informazioni riportate sul registro risultassero bizzarre ma di chiara leggibilità.

Cfr.   Il riferimento Confronta è utilizzato nel caso di due o più schede che presumibilmente si riferiscono allo stesso personaggio, ma di cui non siano presenti sufficienti informazioni per stabilire l’effettiva coincidenza, si è inserita una nota di confronto nel campo Note della sezione relativa ai dati anagrafici in modo da creare un nesso tra le schede evitando allo stesso tempo di annullarne l’individualità.