Prima del riordino, l'archivio Pallavicino di Ceva era conservato in faldoni solo apparentemente omogenei, che all'apertura hanno rivelato spesso documenti di natura molto lontana tra di loro, in completo disordine. In alcuni casi la presenza di polvere, foglie e calcinacci induceva a pensare che le carte fossero state raccolte dal pavimento del castello di Ceva, in cui avevano conosciuto un periodo d'abbandono conseguente al secondo conflitto mondiale. Le carte di Casimiro Pallavicino iunior e di sua moglie Maria, poi, includevano un gran numero di fogli bianchi e di carta da lettera che, insieme al disordine generale, facevano immaginare la diretta provenienza dallo svuotamento di scrivanie. Dalla sopravvivenza di antiche camicie e faldoni di foggia differente si è dedotta la compresenza di più fasi d'archiviazione. Non si conservano inventari significativi, se non un inventario di scritture (in realtà un mero elenco topografico) steso nella seconda metà del Seicento da Giovanni Battista Pallavicino. Il primo ordinamento di cui si conservino tracce di una qualche consistenza, su un nucleo di “camicie” cartacee, è però successivo, del maturo Settecento: dalle segnature si evince l’esistenza di sottoserie, individuate per tipologie documentarie o nuclei d’interesse giuridico e patrimoniale. A questo nucleo si sovrappose un tentativo di riordino parziale - riguardante materiale sia coevo sia settecentesco - da parte di Luigi Pistone, amministratore dei beni di Luigi e Leonia Pallavicino nella seconda metà dell'Ottocento, al quale si devono le scritte apposte su altre camicie e su qualche faldone. Tra la prima metà dell’Ottocento e quella del Novecento l’archivio fu accresciuto con la corrispondenza di Paolina, Luigi, Leonia e Casimiro iunior: centinaia di lettere, talora conservate nelle rispettive buste, talaltra separate. Di Casimiro, poi, si conservano diverse cartelline, in cui egli conservava le proprie carte in ordine all’amministrazione patrimoniale e alla corrispondenza (“Conti Ceva”, “Città di Ceva”, e così via, più cartelle intestate a singoli corrispondenti o agenti). Nella seconda metà del Novecento vi fu un intervento di riordino, circoscritto al raggruppamento delle lettere dei duchi di Savoia e alla costituzione di fascicoli sommari comprendenti censi, successioni e interessi patrimoniali vari. Infine. in vista del deposito in Archivio di Stato nel 2005, l’archivio venne dotato di un elenco di consistenza, stilato dalle dott.sse Roberta Audenino e Wanda Gallo.