A

Allegato
Documento unito ad altro documento o a una pratica per integrarne le notizie. Talvolta è indicato come “inserto”.

Archivio
1) Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature; organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici; istituzioni private, famiglie o persone) durante lo svolgimento della propria attività.
L’archivio prodotto da un ente si divide generalmente in:
– archivio corrente, per la parte di documentazione relativa agli affari in corso; in questa fase i documenti sono usati prevalentemente per finalità pratico-amministrative;
– archivio di deposito, per la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrente quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico;
– archivio storico, per la parte di documentazione relativa ad affari esauriti, destinata alla conservazione permanente per garantire in forma adeguata la consultazione al pubblico per finalità di studio o non studio.
2) Si usa il termine archivio, come anche fondo, in un’accezione generica, per indicare all’interno di un istituto in cui sono concentrati archivi di diversa provenienza ciascun complesso documentario che abbia un carattere di unitarietà.
3) È detto archivio anche il locale in cui un ente conserva il proprio archivio corrente o di deposito.
4) È detto archivio, infine, l’istituto nel quale vengono concentrati archivi di provenienza diversa, che ha per fine istituzionale la conservazione permanente dei documenti destinati alla consultazione.

Archivistica
Scienza che tratta degli archivi in quanto ne studia l’origine, la formazione, gli ordinamenti, la utilizzazione e la regolamentazione giuridica.

Busta o mazzo
Contenitore di cartone nel quale vengono conservati, in senso verticale, i documenti sciolti o raccolti in fascicoli. Talvolta si trovano conservati in buste anche volumi e registri per lo più se di spessore sottile o in cattive condizioni. Cartella e faldone sono sinonimi di busta.

Cabreo
Registro catastale; registro di partita di conti; elenco sistematico dei beni appartenenti ad amministrazioni ecclesiastiche o signorili.

Camicia
Foglio di carta o di cartoncino, contenente documenti archivistici. Normalmente le camicie condizionano i fascicoli (v.) e gli eventuali sottofascicoli; sulle camicie possono essere indicati l’oggetto, la cronologia, la classificazione o la segnatura della unità archivistica (v.) e più raramente l’elenco degli atti contenuti.

Carteggio
Corrispondenza scambiata tra due o più soggetti. Normalmente è costituito dalle missive ricevute e da minute o copie delle missive spedite; sovente è organizzato in base al mittente. Negli archivi di famiglia o di persona si presenta nella forma dell’epistolario. Negli archivi delle organizzazioni pubbliche il carteggio raccoglie la corrispondenza istituzionale tra più enti o tra enti e cittadini.

Cartella v. Busta

Cartulario
Raccolta, per lo più in unità rilegate, costituita da trascrizioni, prevalentemente integrali, di documenti originali, eseguite da monasteri, chiese, capitoli, città, corporazioni, enti vari, signori o famiglie o persone per conservare testimonianza dei titoli giuridici (compre, vendite, permute, contratti, immunità, privilegi ecc.) o per memoria storica.

Categoria
Partizione del titolario (v.), contrassegnata da un simbolo costituito da un numero romano, o da un numero arabo, o da una lettera dell’alfabeto, o da un simbolo misto da una lettere e un numero. La categoria corrisponde a una partizione astratta desunta dall’analisi delle competenze dell’ente (ma non necessariamente coincidente con una competenza: può corrispondere a una materia, a un tipo di atto ecc.). Può essere a sua volta articolata in sottocategorie.

Classificazione
Codice attribuito a una unità documentaria o a una unità archivistica (in genere a un fascicolo) che ne indica la posizione logica nel contesto di un sistema di classificazione, in genere espresso mediante un titolario (v.).
La classificazione può essere rappresentata attraverso codici numerici o alfanumerici. I codici di classificazione non vanno confusi con le segnature (v.) archivistiche, di cui pure possono fare parte.

Collezione
Raccolta di documenti che, estrapolati dalle diverse serie di provenienza, sono stati riuniti per affinità di materia o in base a qualche altro elemento unificante. Spesso le collezioni (o raccolte) vengono indicate con il nome di chi le ha costituite.

Collocazione
Posizione fisica di un’unità archivistica (v.) nell’unità di condizionamento e nei depositi, espressa dalla segnatura archivistica. Alcuni tipi di unità archivistiche possono, per esigenze pratiche, avere una collocazione particolare, separata da quella delle altre unità facenti parte dello stesso complesso archivistico (ad es. registri, bilanci, conti consuntivi ecc.); in tal caso la relazione – il cosiddetto vincolo archivistico (v.) – viene garantita mediante opportuni riferimenti inseriti nella descrizione.

Copia
Riproduzione di un documento originale eseguita a mano, a macchina o mediante fotocopiatrice; non ha valore giuridico. La copia ha valore giuridico se si definisce “autentica” o “autenticata” quando è emessa da un ente che può rilasciare copie conformi all’originale e reca segni di autenticazione.

Deposito
1) Locale nel quale un ente conserva la propria documentazione non più occorrente agli affari in corso.
2) Si chiamano depositi anche i locali nei quali un archivio di concentrazione conserva gli archivi in esso confluiti.
3) Operazione con cui gli enti pubblici trasferiscono la loro documentazione anteriore all’ultimo quarantennio nei competenti Archivi di Stato.

Diploma
Atto solenne e formale emanato da una cancelleria imperiale, reale, signorile, ecclesiastica.

Diplomatica
Disciplina che studia la forma esteriore del documento storico allo scopo di accertarne l’autenticità, di datarli e più in generale di valutare i processi storici che sono alla base della produzione del documento.

Documento
1) Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l’osservanza di determinate forme, destinate a procurale fede e darle forza di prova.
2) Può essere riferita a tutta la documentazione di cui si compone l’archivio.

Faldone v. Busta

Fascicolo
Insieme organico di documenti raggruppati o dal soggetto produttore per le esigenze della sua attività corrente o nel corso dell’ordinamento dell’archivio, in base al comune riferimento allo stesso oggetto attività o negozio giuridico. Costituisce di solito l’unità elementare di una serie.
Fisicamente il fascicolo si configura in genere come un numero variabile di atti e documenti (da poche unità a molte centinaia) contenuti, a seconda delle dimensioni, in una  camicia (v.) o in una o più unità di confezione. Quando la documentazione contenuta raggiunge una mole consistente, o l’affare documentato risulta particolarmente complesso, un fascicolo può essere suddiviso in più sottofascicoli, ognuno dei quali può a sua volta essere suddiviso in più inserti.

Filza
Unità archivistica costituita da un insieme, per lo più voluminoso, di documenti sciolti, ma anche di fascicoli, di quaderni o registri tenuti insieme mediante una cucitura con uno spago (infilzatura) di un’estremità delle carte e la rilegatura in pergamena o cartone dell’unità così ottenuta.

Fondo
L’insieme della documentazione, senza distinzione di tipologia o di supporto, organicamente prodotta e/o accumulata e usata da una determinata persona famiglia o ente nello svolgimento delle proprie attività e competenze (v. Archivio, 2)
Solitamente all’interno di un fondo sono individuate più parti componenti (sub-fondo, sezione, serie, sottoserie ecc.).

Guida
Strumento per la ricerca che descrive sistematicamente, in maniera più o meno dettagliata, i fondi conservati in uno o in diversi istituti archivistici. Le principali tipologie sono le seguenti:
Guide generali: descrivono tutti i fondi archivistici conservati in tutti gli istituti che hanno la stessa natura istituzionale
Guide particolari: descrivono tutti i fondi di un istituto archivistico
Guide settoriali: descrivono tutti gli archivi di un determinato tipo
Guide tematiche: indicano soltanto quei fondi che comprendono documenti relativi a un determinato tema o argomento
Guide topografiche: per lo più a uso interno, che descrivono tutti i fondi conservati in un istituto secondo l’ordine in cui sono collocati nei depositi.

Imbreviatura
Si chiamano imbreviature i quaderni, o i libri, o registri, su cui, in età medievale, i notai registravano e scrivevano – generalmente in forma abbreviata – i loro atti, riservandosi poi di redigerli in forma di originale definitivo con la firma delle parti e dei testimoni.

Incartamento
Complesso di documenti che si riferiscono a una pratica, a un affare determinato, per lo più inseriti in apposita copertina, oppure legati o ripiegati in maniera particolare o uniti con fermaglio, spilla, comunque distinguibili dagli altri incartamenti.

Indicizzazione
Processo di descrizione e identificazione del contenuto semantico di un documento.

Inventariazione
Procedimento o processo lavorativo attraverso cui si arriva alla produzione di un inventario o di una banca dati inventariale. La generazione dell’inventario è la fase conclusiva di un processo di schedatura, di analisi, di riordino e di descrizione di un fondo archivistico.

Inventario
È lo strumento fondamentale per eseguire le ricerche: descrive un fondo archivistico (v.), nel suo insieme e nelle sue parti componenti, dal livello più elevato sino alle singole unità. L’inventario comprende una illustrazione del soggetto produttore (v.) e la descrizione della metodologia adottata nel corso dell’eventuale riordino. La descrizione delle unità in genere comprende: titolo, datazione cronica ed, eventualmente,  topica, contenuto (oggetto e tipologie documentarie presenti), classificazione (v.), segnature (v.) e ogni altra caratteristica significativa.
L’inventario può tuttavia essere “analitico” o “sommario” a seconda del grado di analiticità adottato nella descrizione di ciascuna unità. Nell’introduzione all’inventario vanno spiegati i criteri adottati nell’ordinamento e nell’inventariazione.

Livello di descrizione
Posizione dell’unità archivistica all’interno della struttura gerarchica del fondo.
L’organizzazione di un fondo archivistico può essere rappresentata come una sorta di “albero” a più livelli, da quello più elevato (fondo, primo livello) passando per quelli intermedi (sezioni, serie ecc.) sino a quelli inferiori (unità archivistiche, unità documentarie). Secondo le norme internazionali per la descrizione archivistica la descrizione di un fondo archivistico procede dal generale al particolare, articolandosi in tal modo in più livelli di descrizione corrispondenti ai livelli di organizzazione del fondo stesso.

Massimario di scarto
È lo strumento che consente di coordinare razionalmente lo scarto (cioè la destinazione al macero) dei documenti prodotti dagli organi centrali e periferici dello Stato. Il massimario riproduce l’elenco delle partizioni (categorie) e sottopartizioni del titolario con una descrizione più o meno dettagliata delle competenze cui ciascuna partizione si riferisce e della natura dei relativi documenti; indica per ciascuna partizione quali documenti debbono essere conservati permanentemente e quali invece possono essere destinati al macero dopo un certo periodo (che può variare per ciascuna tipologia di documento).

Mazzo v. Busta

Miscellanea
Complesso di documenti provenienti o da serie diverse di uno stesso archivio o da archivi diversi, talora relativi a materie affini, talora a materie eterogenee. La miscellanea può essersi formata per cause varie, spesso connesse alle vicende occorse agli archivi degli enti da cui provengono i documenti che la compongono; oppure può essersi formata per l’incapacità da parte di chi si occupava dell’archivio di ricollocare i documenti nella serie o nei fondi di provenienza.

Ordinamento
Si intende per ordinamento di un fondo quella che è la sua organizzazione interna – la sua struttura – che viene rappresentata nella descrizione archivistica attraverso la descrizione delle sue parti componenti e delle relazioni tra di esse. Per ordinamento (o riordinamento o riordino) si intende anche l’operazione con la quale si restituiscono a un fondo la propria organizzazione, la propria struttura, attraverso un processo di studio e di analisi critica della documentazione e del soggetto produttore.

Paleografia
Scienza che studia l’evoluzione e la storia della scrittura attraverso l’analisi degli elementi esteriori di manoscritti e documenti d’archivio. Ha perciò come oggetto la lettura e l’interpretazione delle scritture antiche al fine di saperne riconoscere l’autenticità.

Protocollo
Registro su cui vengono annotati quotidianamente i documenti spediti e ricevuti da un ente. La trascrizione degli elementi identificativi essenziali del documento costituisce un elemento probante dell’autenticità del documento stesso ed è l’operazione tramite la quale un documento entra a far parte integrante di un archivio.
In diplomatica si chiama anche protocollo la parte iniziale del documento. Nella redazione di un documento infatti si segue uno schema definito che distingue tre parti essenziali: protocollo, testo, escatocollo.

Regesto
Riassunto di un documento redatto secondo determinati criteri; all’interno di un inventario è la particolare forma di descrizione delle unità documentarie.
Si indica con il termine regesto anche un volume che raccolga i regesti di un corpus documentario e dei documenti relativi a un determinato argomento.

Registro
Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti.

Segnatura
Insieme di numeri, caratteri alfabetici, sigle o codici che indicano, in modo univoco, la posizione logica delle unità archivistiche nell’ambito del fondo archivistico di cui fanno parte e anche l’ordine di collocazione delle unità nei depositi. Fanno in genere parte della segnatura anche indicazioni relative alla classificazione.

Scheda
È l’elemento di lavoro indispensabile per l’archivista per eseguire l’ordinamento di un fondo, per compilare l’inventario e successivamente gli indici relativi. Le schede su cui si scrivono gli elementi essenziali per identificare i singoli pezzi possono essere facilmente corrette e spostate consentendo di formulare ipotesi di lavoro verificabili senza dover spostare i documenti, fin quando non si sia raggiunta la piena consapevolezza delle ragioni per cui si rende necessario lo spostamento dei documenti.

Serie archivistica
Parte componente di un fondo che raccoglie un insieme di unità archivistiche (v.) aggregate secondo un determinato criterio o nella fase di formazione dell’archivio o nel corso di operazioni di ordinamento successivo. Una serie archivistica può aggregare documentazione omogenea dal punto di vista formale ma eterogenea sotto il profilo del contenuto giuridico e amministrativo. Viceversa, può raccogliere documentazione eterogenea sotto il profilo formale ma conservata insieme perché risultato di un medesimo processo di sedimentazione, o di una medesima attività, o perché relativa alla stessa materia.

Sfragistica
Disciplina che studia i sigilli sotto il loro aspetto artistico e materiale.

Soggetto conservatore
Soggetto, pubblico o privato, che conserva fondi archivistici e li rende disponibili per la consultazione.

Soggetto produttore
L’ente, la famiglia o la persona che ha posto in essere, accumulato e/o conservato la documentazione nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale. Ogni archivio ha un proprio soggetto produttore. A un fondo archivistico possono corrispondere uno o più soggetti produttori che hanno nel corso della sua storia contribuito alla sua formazione, organizzazione e ordinamento.

Standard descrittivi
Al fine di normalizzare e uniformare la catalogazione dei documenti sono state elaborate delle norme internazionali che regolano l’attribuzione, per esempio, della responsabilità intellettuale, o il modo in cui va intestato il documento, il modo in cui si indica il numero delle pagine ecc. Questi standard sono internazionali, e si chiamano ISBD (International Standard Bibliographic Description) per la descrizione bibliografica, ISAD(G) (General International Standard of Archival Description) per la descrizione archivistica.

Titolario
Sistema di classificazione progettato per ordinare logicamente il flusso dei documenti che costituiscono l’archivio. Nel caso di archivi di organizzazioni pubbliche il titolario viene costituito sulla base delle funzioni e delle attività esercitate.

Unità archivistica
Termine generico con cui si individua l’unità minima indivisibile di un fondo archivistico, che può aggregare più documenti, fisicamente contigui, o essere costituita da una singola unità documentaria (v.). Può essere costituita da un fascicolo (v.), un registro (v.), una filza (v.), un volume (v.) o altra unità elementare.

Unità documentaria
Unità archivistica composta da un solo documento che per diverse ragioni non si trova unito ad altri e dunque viene descritto individualmente.

Versamento
Atto di consegna a titolo permanente di un insieme documentario da parte di un ente pubblico a un istituto di conservazione. Gli uffici periferici dello Stato sono tenuti a versare la propria documentazione, decorso un certo periodo, agli Archivi di Stato competenti per territorio. A questi istituti devono essere versati anche gli archivi degli enti pubblici soppressi, a meno che non si renda necessario il loro trasferimento ad altri enti per ragioni amministrative.

Vincolo archivistico
È la caratteristica necessaria e fondamentale che, in archivistica, distingue un archivio da una semplice raccolta o da una collezione (v.). Le carte che costituiscono un archivio, perché inserite in un ordine formale che risponde a esigenze logiche e funzionali, sono infatti legate tra loro da un vincolo archivistico. Il che significa che la lettura del singolo documento non può prescindere dalla sua collocazione all’interno di una rete di relazioni. Il documento d’archivio “vive” in un contesto ed è la conoscenza di entrambi – del documento e del suo contesto – a costruire l’informazione.

Volume
Unità archivistica costituita di più fogli rilegati insieme. La parola attiene all’aspetto esterno dei documenti e distingue quelli che si presentano come unità rilegate rispetto a quelli sciolti conservati in buste.

Nella stesura di questo glossario si è tenuto conto, principalmente, delle seguenti fonti: