INFORMATIVA SU PRIVACY E TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito GDPR), e in relazione ai dati personali di cui l’Archivio di Stato di Torino entrerà nella disponibilità con la domanda di accesso all’Istituto.

 

1. Titolare e Responsabile del Trattamento e Responsabile dei dati personali

  • Il Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero della Cultura (MiC) che ha designato, con D.M. 24 maggio 2018
  • l’Archivio di Stato di Torino– Piazza Castello, 209 – Torino (TO), Responsabile del trattamento C.F. 80090580012– Cod. IPA: N9Q5OE (da ora in avanti indicato con la sigla ASTO);
  • Il Responsabile della protezione dei dati personali RPD ovvero Data Protection Officer, DPO) il dott.Stefano Vitali (rpd@cultura.gov.it)
  • Il personale dell’ASTO è incaricato al trattamento.

2. Base giuridica del trattamento

  • Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE-GDPR 2016/679);
  • Codice italiano in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs 30 giugno 2003 n. 196, modificato dal D.Lgs10 agosto 2018, n.101);
  • Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019);
  • D.Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio;
  • Regio Decreto 2 ottobre 1911 n. 1163, Regolamento per gli Archivi di Stato

 

3. Finalità del trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’Art. 13 del GDPR il trattamento è finalizzato a:

  • garantire la sicurezza della documentazione conservata dall’Archivio di Stato di Torino;
  • garantire la sicurezza degli utenti (ad esempio, in caso di evacuazione dell’edificio per un’emergenza);
  •  mantenere memoria dell’impegno, che l’utente sottoscrive, a rispettare le Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica;
  • conoscere le tipologie di utenza e i relativi interessi di ricerca, per ottimizzare i nostri servizi.

3.1 Tutti i dati personali comunicati dai soggetti interessati, sono trattati per adempimenti connessi alla prestazione dei servizi richiesti dall’utente:

  • per l’accesso all’Istituto, a garanzia della salvaguardia della persona in caso di incendi e/o calamità;
  • per l’accesso alle sale di studio, a garanzia della sicurezza della documentazione conservata dall’Archivio di Stato di Torino;
  • per l’accesso alla ricerca storica attraverso l’inserimento in anagrafiche e/o in piattaforme informatiche utilizzate per la ricerca e la fruizione;
  • per la richiesta di iscrizione alla newsletter dell’ASTO.

Il conferimento di tali dati personali non ha carattere obbligatorio, ma l’eventuale rifiuto a fornirli impedisce, in relazione al rapporto tra il dato ed il servizio richiesto, l’esecuzione delle nostre prestazioni, quali ad esempio l’accesso alla Sala di Studio e all’Istituto

3.2 I dati personali potranno essere altresì utilizzati per finalità funzionali all’attività promozionale dei servizi dell’ASTO, quali:

  • rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi offerti;
  • analisi dei database informatici dell’ASTO in relazione alla tipologia di utente, tipologia di ricerca e fascia di età, per orientare meglio i propri servizi;
  • finalità di informazione e promozione, su nuove iniziative, attività dell’Istituto, eventi, progetti e comunicazioni di servizio;
  • comunicazione di campagne informative e/o collaborazioni su attività in corso o in progetto.

4. Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato assenso al trattamento

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al punto 3.1 non è obbligatorio, ma è necessario per consentire l’erogazione e la gestione dei servizi; l’eventuale rifiuto di conferire i dati personali comporterà l’impossibilità di ottenere l’accesso all’Istituto e alle sale di studio e la consultazione della documentazione conservata dall’ASTO.

 

5. Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali che i soggetti interessati hanno volontariamente comunicato ai nostri uffici, non saranno in alcun modo diffusi. Qualora fosse necessario essi potranno essere comunicati:

  • a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
  • a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, Ministeri e Agenzie dello Stato, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale;
  • istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti: in questi casi saranno comunicati esclusivamente i dati essenziali, e non eccedenti, rispetto alle finalità per le quali sono stati forniti.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento riguarda le seguenti tipologie di dati personali: dati identificati, dati inerenti l’istruzione, il lavoro, le abitudini e gli stili di vita, dati bancari Esso avviene utilizzando sia supporti cartacei che informatici con l’osservanza di ogni misura cautelativa, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello idoneo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del Titolare o dei Responsabili eventualmente dallo stesso designati.

 

7. Periodo di conservazione dei dati

I dati personali verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento per le quali l’utente ha manifestato il suo consenso e, nello specifico:

  • per le finalità indicate al punto 3.1 per il tempo necessario all’adempimento della missione istituzionale dell’Istituto e di altre finalità previste da norme di legge o regolamento;
  •  per le finalità indicate al punto 3.2, fino alla esplicita manifestazione di dissenso all’uso da parte dell’utente, che potrà in ogni caso chiedere la cancellazione alla newsletter. La cancellazione comporta solamente la non ricezione della mailing list. Si ricorda che ai fini dell’art. 89 i dati personali saranno conservati per finalità di pubblico interesse.

8. Diritti dell’interessato

L’utente potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati:

  • chiedere l’accesso ai suoi dati personali e alle informazioni (art. 15 GDPR);
  •  chiedere la modifica o effettuare rettifica anche personalmente dei dati inesatti o incompleti nelle piattaforme informatiche (art. 16 GDPR);
  • chiedere la cancellazione dei dati personali, al verificarsi di una delle condizioni indicate all’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo;
  • chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali al ricorre di una delle ipotesi indicate dall’art. 18, paragrafo 12 del GDPR;
  • richiedere ed ottenere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali – art. 20 GDPR-);
  • effettuare reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR all’autorità di controllo competente in base alla sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei suoi diritti (per l’Italia è competente il Garante della protezione dei dati personali).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ai recapiti riportati nella presente informativa. Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro 1 (un) mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.